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Dématérialisation des marchés publics : êtes-vous prêts ?

M-1. A partir du 1er octobre 2018, tous les marchés publics de plus de 25 000 euros HT seront dématérialisés. Comprendre que pour espérer les gagner, il vous faudra répondre de manière électronique via Internet. Exit donc le papier ! Inutile d’envoyer votre pli comme habituellement, celui-ci ne sera même pas ouvert et votre proposition d’office rejetée. Nez dans le guidon, chantier urgent et autres phobies administratives ont pour l’instant eu raison de la démat ? Le compte à rebours jusqu’à l’échéance fatidique est déjà bien entamé, alors voici quelques étapes clés pour passer le cap, sans difficultés.

Se préparer

Ne partez pas la fleur au fusil ! Pour dompter la réponse dématérialisée, une bonne préparation est nécessaire. Pour cela, identifiez dans un premier temps les plateformes dédiées. Si les grands maîtres d’ouvrages sont globalement au point, ce n’est pas forcément le cas des petites communes, elles aussi sous le couperet du 1er octobre 2018. “Entreprises et maîtres d’ouvrage sont dans le même bateau, rappelle Yannick Darras, juriste à la FFB5962. Si vous avez un doute sur la méthode, il ne faut pas hésiter à contacter l’acheteur, dans une logique de concertation”, explique-t-il. Une fois le site de dépôt des offres identifié, place à l’entraînement: temps de chargement, bugs éventuels, documents à transmettre. Il vous faudra connaître les attentes des acheteurs pour y répondre au mieux. Attention également aux spécificités techniques, propres à chaque plateforme. “Vérifiez les prérequis techniques en fonction des profils d’acheteurs : configuration minimale attendue de votre poste de travail (système d’exploitation, navigateurs internet, pare-feu, logiciels utilisables comme par exemple JAVA ou les antivirus). Téléchargez les éventuels logiciels spécifiques requis et testez régulièrement”, préconise Anne Ratayzyk, animatrice du groupe de travail « accès des TPE-PME à la commande publique » de l’Observatoire régional de commande publique. De même, certains profils acheteurs disposent de “bac à sable” pour s’entraîner. Répondre aux marchés publics simplifiés permet par ailleurs de se faire la main sur la dématérialisation.

Adopter les bonnes pratiques

Rien de complexe à répondre de manière dématérialisée dans la mesure où l’essentiel des documents envoyés sont d’ores et déjà préparés sur informatique. Attention en revanche à bien nommer les fichiers et à maîtriser leurs formats (courants et largement disponibles), soit une nouvelle contrainte pour les personnes chargées de constituer les dossiers de réponse qu’il est peut-être nécessaire de former. De même, les échanges avec l’administration ne se feront plus que par voie électronique. Pour ne pas rater un email important, créez une adresse partagée par l’ensemble des collaborateurs concernés.

Le certificat électronique, ce sésame

S’il est un élément in-dis-pen-sable à vous procurer, c’est bien le certificat de signature électronique. “Il est exigé pour signer le marché en ligne, rappelle Laurent Travert, délégué aux affaires juridiques et sociales à la FFB5962. Sans certificat en octobre prochain, impossible de remporter de marchés !”. Votre fédération du bâtiment peut vous aider à vous le procurer ou retrouvez la liste des entreprises labelisées “Prestataires de Service de Confiance électronique” le délivrant à cette adresse : http://lsti-certification.fr/index.php/fr/services/certificat-electronique

Opter pour le DUME

Le document unique de marché européen permet de candidater à n’importe quel marché dans toute l’Union européenne avec le même document. Ce service dématérialisé prouve de manière simple que l’entreprise remplit les critères de sélection choisis par l’acheteur et n’est pas interdite de soumissionner. Il permet de déclarer sur l’honneur que vous pouvez candidater à un marché public. Son avantage ? Ne plus avoir à fournir les informations lorsque celles-ci ont déjà été transmises à une administration grâce au principe du “Dites-le nous une fois”. 

Anticiper la réponse

Evitez d’être charrette en répondant au dernier moment ! Ne sous-estimez pas le temps de chargement de vos documents et notez bien “que la date de remise de l’offre correspond à la date maximale à laquelle l’acheteur public reçoit l’offre et non celle à laquelle elle a été envoyée”, rappelle Laurent Travert. “Il peut également être opportun de vérifier son débit Internet. “Lorsque j’ai commencé à m’y intéresser il y a quelques mois, notre débit Internet n’était pas suffisant, se rappelle Alice Gevaert, dirigeante de Reseelec à Arques, aujourd’hui branchée sur la fibre.

Facturation électronique : prenez une longueur d’avance

Parmi les futures exigences qui vous attendent, la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics. Déjà obligatoires pour les entreprises de plus de 250 salariés, elle le sera pour les PME (10 à 250 salariés) à partir du 1er janvier 2019 et un an plus tard pour les TPE. Pour ce faire, rendez-vous sur le portail Chorus Pro. (https://www.chorus-pro.gouv.fr). Ce site développé par l’Etat est une solution de facturation dématérialisée mutualisée et gratuite à destination des entreprises comme des acheteurs publics. Il permet le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi. Pour les entreprises, son utilisation représente une réduction des coûts, notamment postaux, un gain de temps voire une meilleure gestion des délais de paiement. Un accusé fait foi de la bonne réception des factures tandis que celles-ci sont répertoriées et archivées en ligne. Un nouveau chantier, qu’il ne faut pas rater !

Pascal Bach dirige l’entreprise de travaux électriques ISE à Calais.

Témoignage : “La dématérialisation ? Quel gain de temps !”

“Je ne répondais plus aux appels d’offres. J’ai commencé à m’y remettre à l’automne dernier. En me rendant sur les différents profils d’acheteurs, j’ai trouvé que la réponse dématérialisée était plus simple que la réponse papier, notamment avec les marchés publics simplifiés. Je me suis rendu compte qu’il y avait une vraie volonté des donneurs d’ordres que ce soit l’Etat, la Région, les départements, les collectivités de rendre les marchés publics accessibles aux TPE-PME locales. J’ai ciblé quelques marchés, travaillé mon mémoire et récupérer un certificat électronique. Depuis, j’ai gagné quelques contrats. Je pense que la dématérialisation est un facilitateur pour répondre aux appels d’offres. Et surtout, quel gain de temps ! Je me prépare désormais pour être prêt pour la facturation électronique sur Chorus Pro.”

Agenda : 

Le 11 septembre prochain, la FFB Nord/Pas-de-calais organise pour ses adhérents un atelier partico-pratique : « Facturation électronique dans les marchés publics – Chorus Pro : comment créer un compte ? comment transmettre/suivre une facture de travaux, comment faire en cas de litige ? Qui est impacté par la loi : sous traitants, architectes…”

De 10h à 12h, salle Caroni, 270 Boulevard Clemenceau à Marcq-en-Baroeul.

Pour les artisans et entrepreneurs qui ne seraient pas encore adhérents à la FFB Nord/Pas-de-Calais mais qui souhaitent y participer, merci de prendre impérativement contact avec Fabrice Behague : 06.70.65.88.80

A lire aussi dans ce dossier : 

  • Interview : « Il faut démystifier la dématérialisation » – Benoit Verwaerde, Responsable de mission Pilotage et Système d’Informations de la Métropole Européenne de Lille. ici
  • Interview :  » La dématérialisation sécurise encore plus la démarche de réponse” – Trois questions à Anne Ratayzyk, Médiatrice régionale déléguée de la Médiation des entreprises et animatrice du Groupe de travail « accès des TPE-PME à la commande publique » de l’Observatoire régional de la commande publique (ORCP). ici